o365のクラウドサービスであるMyAnalyticsをOutlookのadd-onで有効にすることにより、様々な効果が期待できます。
期待できる更改について以下に一覧化します。
会議
会議の数や時間が短くなれば、より仕事に集中することが可能となります。MyAnalyticsを活用することで会議にかかる時間を節約します。
- 会議を短く：会議時間や内職を見えるかすることで会議時間の短縮・統合を検討
- 定期的な会議を再検討する：予定表の大掃除し、本当になくてはならない会議を明確化
- 出席者リストを再検討する：集中していない参加者の出席の必要性を検討
メール
メールにかかる時間が長すぎると場合の必要性と手段を再検討します。
- 不要なメール受信者を削除：会話に加えるメンバを取捨選択しメール数を減らす
- 送信メール削減：skypeを使うことでメール送信。連絡手段の変更
残業時間
自分の仕事時間の内訳から、個人もしくはチームで働き方を工夫することで残業時間の削減が可能となります。
- 連絡遮断：集中したいときは携帯電話やデスクトップ通知をオフにし残業を削減
- ノー会議デー：チームとして会議を行いわない日を作り、残業時間を削減
フォーカス時間
フォーカス時間は、会議がない連続する2時間以上の時間のことで、成果物に集中したり、他の重要なタスクを完了したりするために十分な時間を費やす。
- 予定表でフォーカス時間をブロック
- 重要度を整理して、重要度が高いタスクに時間を割く